【連休前の心得】クライアントの休日や業務時間外の連絡お作法

フリーランス、個人事業主の働き方をしている私たちは、お休みは自由に設定できますし、勤務時間についても、朝型の人、夜型の人、本業が終わった２～３時間だけの人、様々ですよね。

一方、業務の依頼主であるクライアントは、平日の日中、朝９時～夕方１８時等がオンタイムで、土日祝日はオフというパターンも多いと思います。

クライアントとオンタイムの時間帯が合っていれば、こまめな連絡や相談も困ることがないのですが、時間帯が合わない場合、みなさんはどのように連絡を取っていますか？

また、ゴールデンウィークや年末年始、夏季休暇などを使って制作を進めたい！でも、お客様とは連絡が取れなくなってしまう…メールやチャットメッセージは送っていいのかな？と判断に迷った経験はありませんか？

今回は、フリーランス、個人事業主の働き方をしている私たちが、連休前に心得ておきたい、「クライアントの休日や業務時間外の連絡お作法」をご紹介いたします。

フリーランス・個人事業主の業務時間パターン

フリーランス・個人事業主の働き方をしている私たちにとっては、業務時間は人それぞれ、様々なパターンがあります。

クライアントと休日や業務時間外が同じ方もいれば、その時間は、自分自身にとってのオンタイムという方もいますよね。

フランクルのメンバーや、知人、SNSでのエンジニアによる発信等を見ても、見事にバラバラで、まさに十人十色でした。

朝型・日中型の場合

• 朝５時にオンラインサロンでもくもく開始、昼１４時には仕事を切り上げてジムに行きます
• 子供を送り出し、家事を済ませて９時から開始し、子供が帰宅する１５時には終了します
• お客様の業務時間に合わせて、１０時～１８時で作業するようにしています

趣味の時間に充てたり、家庭・育児との両立を図ったりするために、朝早めに仕事を始める方や、夕方までには作業を終えて調整する方ですね。

夜型の場合

• 午前中は起きられない上、夜の方が集中できるので、昼食後１３時から２２時に作業しています
• ダブルワークなので…本業から帰宅した１４時から２０時までをWeb制作に充てています
• 講義が終わった後の夕方から作業しています、休みの前の日などは朝までやるときもあります

ご自身の生活リズムや、本業、学業に合わせて調整する方は、どうしても午後から夜間の作業になるようです。一方、お客様によっては、１７時～１９時前後で終業時刻になります。

細切れ型の場合

働く時間帯から見れば、朝型・日中型、夜型に当てはまるけれど、業務時間が短く、スキマ時間で作業を行う方を細切れ型としました。

副業で、毎日２～３時間のWeb制作を行う方などは細切れ型ですね。

朝型・日中型の人は、お客様のオンタイムに合わせて、スキマ時間に連絡が取れるかもしれませんが、夜間に数時間だけ作業を行う方は、極端な例ですと、毎日１通・１メッセージのやり取りになってしまうこともあります。

クライアントの休日や業務時間外に連絡していいの？

夜型・細切れ型の人の多くは、お客様の業務時間外にも、作業中に気になったことや、疑問点の解消、相談などのために、メールやチャットメッセージを送りたくなると思います。

もしくは、翌営業日にお客様にご確認いただきたいこととして、忘れないうちに、事前にお送りしておきたい、メールを投げて一度手を離してしまいたい、ということもありますよね。

基本的には連絡OK

お客様が業務時間外だから…と遠慮していては、案件の進捗にも差し支えますし、お互いのオンタイムが朝型、夜型と対照的な場合は、いつまでも相談、確認ができません。

クライアントの休日や業務時間外の連絡は、基本的にはOKです。

ただし、メールやチャットメッセージを送る際に、ほんのひと呼吸おいて、本当に今お送りするべき内容かどうか、今一度考えるようにしましょう。

連絡方法は事前にすり合わせ

基本的には連絡OKですが、やはり、夜間や休日にどの方法で連絡を取るのかを、事前にすり合わせておくのがベストです。

LINEのように既読がわかり通知が飛ぶアプリを使うのか、Slackやチャットツールでメンション機能を使うのか、メールでのご報告にとどめるのか、会社や配属のチーム、お客様によって様々です。

業務報告の頻度も、日報なのか週報なのか、業務の完了後なのかによって違いが出ますし、お互いのスケジュールなども、あらかじめ確認しておくことができれば、双方ともに、意識合わせになり安心ですね。

クライアントの状況と連絡内容に合わせた心配りの例

クライアントの状況と、連絡する内容に合わせた心配りができれば、休日や業務時間外にメールやチャットメッセージを送ることも、失礼にはならないはずです。

メールやチャットメッセージを送りたい場面に合わせて、具体的な心配りの例をご紹介します。

緊急を要する場合

お送りする内容がクリティカルな問題を含む場合、一刻を争う場合は、お客様にとっても知らせて欲しい報告です。

• メールやチャットメッセージのタイトルに【緊急】を含めて送る
• チャットメッセージにメンションを付けて送信する

など、お客様がメールやメッセージに気が付きやすい工夫を入れて、お客様がお休みでも連絡、報告を早々に行いましょう。

緊急と言えど、業務時間外にお送りすることに変わりはないので、「お休みのところ失礼します」を一言加えられるといいですね。

後日、オンタイムに改めて、「先日は業務時間外にも関わらずご対応ありがとうございました」など、配慮あるメッセージを添えられると、お互いに気持ち良く仕事に取り組めます。

業務報告・日報／週報の場合

業務報告や日報／週報などは、作業終了のタイミングで忘れないうちにお送りしたいものですよね。

夜間や土日祝日に作業を行ったのにも関わらず、まとめて月曜日の朝にと思っていると、報告にずれが生じたり、稼働状況が正確に把握できなくなる場合もあります。

• メールやチャットメッセージのタイトルに【業務報告】【日報】【週報】を含めて送る
• 報告のみの簡潔な内容にする　※相談は入れないこと

業務報告や日報／週報に、疑問点の相談や、不明点の確認を入れたくなるところですが、報告は簡潔に。進捗だけをさらっと見たい人も多いです。

相談や確認など返信が必要なことを含めないようにしましょう。

疑問点の確認や相談の場合

Web制作を進めていく上で、制作物に対してお客様からのフィードバックが欲しい、仕様の確認をしたいなど、必ずご返信をいただきたい場面もたくさん出てくると思います。

大前提、タイムリーなお返事をいただくことは出来ないことを理解した上で、お客様とご自身の双方で意識合わせが出来ていれば、相談メールをお送りしても問題ありません。

• メールやチャットメッセージのタイトルに【相談】【確認】を含めて送る
• 翌営業日以降の回答で問題ない旨メッセージを添える

タイトルに【相談】や【確認】を含めることで、お客様の目に留まりやすく、スレッドに重要マークを付けるなど、管理がしやすくなります。

また、お客様にも確認の時間、吟味する時間が必要です。

「お手すきの際にご確認をお願いいたします」「来週月曜日以降に、この件に関して一度お電話でご相談させてください」など、今今（いま‐いま）の回答が必要なのではないと伝えること、すれ違いが多くならないように、メールやチャットメッセージ以外のコミュニケーションを取る姿勢も心がけたいですね。

そのほか諸連絡の場合

勤怠に関する連絡は、翌営業日の業務体制づくりに影響することもありますので、体調が悪い、通院の予定が入った等、状況が分かったタイミングで早めにお知らせすべきです。

そのほか急を要することではない諸連絡の場合は、業務時間外のご連絡は遠慮するようにし、お客様の業務時間にお送りするようにしましょう。

現在は、メールもチャットメッセージも、PCだけではなく携帯電話にアプリをインストールして連携していれば、通知が届く仕組みが多いです。

業務時間外に、緊急性の低いメッセージに対して、不用意に通知が届くことは避けましょう。お客様にとってもご自身にとっても、あまり気持ちのよいものではないはず…

判断に迷ったら、自分だったらどうかな？と考えてみてくださいね。

細切れ型・副業Webクリエイター　平日業務の一例

参考までに、副業で、毎日２～３時間のWeb制作を行うクリエイターに、平日業務の過ごし方を伺いました。

お客様の業務時間は９時～１８時、自分自身は細切れ型の業務時間です。また、ご連絡は出来る限り、お客様の業務時間に合わせているそうです。

この方は、お客様の業務時間に合わせて連絡を取るための工夫として、本業の休み時間や帰宅後にこまめにメッセージ確認を行い、レスポンスを受けて、細切れの作業時間帯でも進捗が出るようにしています。

• 業務がスムーズに進んでいるときは良いが現実的にはこの通りにはいかないことも多い
• お客様からのフィードバックがすぐには返ってこないこともある
• メッセージが溜まってしまい確認や把握に時間がかかる

上述のように、工夫はしているものの、時間のロスや作業の滞りにつながるケース、さらにはメールを送信したつもりになっていて、実際には送るのを忘れてしまっており、クライアントに指摘されて気が付いたこともあったそうです。

この一例からも、一概にお客様の業務時間に合わせることが正しいとは言えないことがわかりますね。

必要な報告・連絡・相談は、休日や業務時間外と言えど送るようにすることで、お互いの作業をスムーズに進めていくことができます。

あらかじめお客様と連絡方法について意識合わせを行い、臨機応変に対応できるようにしていきたいですね。

休日や業務時間外の連絡　３つのポイント

休日や業務時間外にクライアントへ連絡を取るときのポイントは大きく３つです。

この３つに注意して、丁寧なやり取りを心がけたいですね。

そして、日頃からクライアントと信頼関係を築き、良いパートナーシップで業務を行っていくことが最も大切です。

フリーランスのWebクリエイターチーム【FrankuL-フランクル-】が運営するWebクリエイター育成コースBe:comeでは、今回ご紹介した「休日・業務時間外の連絡はどうしたらいいの？」といった不安や、「クライアントとの信頼関係、オンラインでどう深めて行ったらいいの？」といった疑問を一緒に解決していくことができます。

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